Jahresabschluss prüfen

Zur Zeit finden sehr viele Schlusssitzungen statt. Der Jahresabschlussprüfer berichtet über die Prüfung des Jahresabschlusses 2021 und erteilt das uneingeschränkte Testat. Parallel dazu trifft aber auch den Aufsichtsrat einer Genossenschaft oder Aktiengesellschaft die Pflicht den Jahresabschluss zu prüfen.

Eigentlich ist es ein Klassiker. Eine der ältesten Aufgaben des Aufsichtsrates. Aber weil die Aufgabe so in die Jahre gekommen ist, muss ich leider immer wieder feststellen, dass diese Prüfung häufig nicht im Protokoll ausdrücklich dargestellt wurde. Es ist eine der wenigen Aufgaben die direkt im Gesellschaftsrecht ausdrücklich festgehalten wurde.

Im Genossenschaftsgesetz:

Im Genossenschaftsgesetz:

Selbstverständlich verwertet der Aufsichtsrat dabei die Abschlussprüfung durch den Wirtschaftsprüfer. Also bietet es sich zeitlich an zunächst dessen Prüfung und Schlusssitzung abzuwarten. Wie Du in den Gesetzestexten siehst, soll der Aufsichtsrat über das Ergebnis der Prüfung die General-, Vertreter- bzw. Hauptversammlung informieren. Daher muss der Aufsichtsrat seine Prüfung bis zum Versammlungstermin durchführen und im Protokoll dokumentieren.

TOPs Ergänzungen von Aufsichtsrat

Häufig ist zwischen der Schlusssitzung und der Versammlung aber keine eigenständige Aufsichtsratssitzung mehr. Daher muss Deine Bank bzw. Dein Aufsichtsrat daran denken, nach der Schlusssitzung (z.B. im TOP 1) in den späteren TOPs folgende Ergänzungen vorzunehmen:

1. So könnte die Formulierung in Deinem Protokoll dazu aussehen: TOP 2 Feststellung der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Aufsichtsrat
   
   „Zu dem Vortrag des Abschlussprüfers wird auf die dem Protokoll als Anlage beigefügten Präsentationsfolien verwiesen. Der Aufsichtsrat hat mit dem Abschlussprüfer über Schwächen des internen Kontroll- und Risikomanagementssystems, bezogen auf den Rechnungslegungsprozess, diskutiert. Der Abschlussprüfer hat keine diesbezügliche wesentlichen Schwächen festgestellt, auch sind ihm aus den Gesprächen mit dem Vorstand und leitenden Mitarbeitern der Bank keine bekannt geworden. Nach Kenntnisnahme des Vortrages des Abschlussprüfers und eingehender Aussprache kommt der Aufsichtsrat zu dem Ergebnis, dass die Abschlussprüfung so angelegt war und durchgeführt wurde, dass wesentliche Unrichtigkeiten und Verstöße im Jahresabschluss und Lagebericht gegen die gesetzlichen Vorschriften und ergänzenden Bestimmungen der Satzung mit hinreichender Sicherheit erkannt werden konnten.
   
   Die Durchführung der Abschlussprüfung sowie die Befassung des Aufsichtsrates mit der Abschlussprüfung tragen dazu bei, dass die Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems der Bank überprüft und ggf. bestätigt wird und, falls Schwächen bestehen, was aktuell nicht der Fall ist, diese aufgezeigt werden.
   Der Aufsichtsrat beschließt einstimmig: Der Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses hat der Aufsichtsrat geprüft und in Ordnung befunden. Der Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses entspricht den Vorschriften der Satzung.“
2. Die Berichterstattung an die Versammlung übernimmt die/der Aufsichtsratsvorsitzende. Dazu benötigt dieser aber seine Rückdeckung aus dem Gremium. Daher sollte der „Bericht des Aufsichtsrates“ anschließend auch einer Beschlussfassung zugeführt werden: TOP 3 Beschlussfassung über den Bericht des Aufsichtsrates
   
   „Nach eingehender Aussprache beschließt der Aufsichtsrat einstimmig den in der Anlage befindlichen Bericht des Aufsichtsrats in der anstehenden Versammlung durch die/den Aufsichtsratsvorsitzenden vorzutragen.
3. Zuletzt denke bitte noch an die Vorgaben des Kreditwesengesetzes. In § 25 d Abs. 9 KWG ist vorgesehen: 

Der Aufsichtsrat soll über die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers gewachen. Dazu trägt der Wirtschaftsprüfer in der Schlusssitzung explizit auch vor, welche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unabhängigkeit vom Prüfer unternommen wurden. Diese Ausführungen sollten vom Aufsichtsrat wieder verwertet werden. Dazu folgender Formulierungsvorschlag: TOP 4 Feststellung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers

„Der Genossenschaftsverband…. (Abschlussprüfer) hat in seinem Prüfungsbericht vom xx.05.2022 gemäß § 321 Abs. 4a HGB bestätigt, dass er bei seiner Abschlussprüfung die anwendbaren Vorschriften zur Unabhängigkeit unter Berücksichtigung der Spezialvorschriften für genossenschaftliche Prüfungsverbände (§ 340k Abs. 2 HGB, § 55 Abs. 2 GenG) beachtet hat.

Der Abschlussprüfer hat im Zeitraum vom 01.01.2021 bis xx.05.2022 keine verbotenen Nichtprüfungsleistungen durch gesetzliche Vertreter des Verbandes oder eine vom Verband beschäftigte Person, die das Ergebnis der Prüfung beeinflussen kann, erbracht. Darauf hat WP …. in der Prüfungsschlusssitzung vom xx.05.2022 unter TOP 1 explizit hingewiesen. Die durch gesetzliche Vertreter des Verbandes oder eine vom Verband beschäftigte Person, die das Ergebnis der Prüfung beeinflussen kann, im Zeitraum vom 01.01.2021 bis xx.05.2022 erbrachten anderen als die verbotenen Nichtprüfungsleistungen wurden vom Aufsichtsrat gebilligt (einzeln oder im Rahmen einer Leitlinie).

Die erbrachten Nichtprüfungsleistungen beeinträchtigen aus Sicht des Aufsichtsrates nicht die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers , da bei diesen Leistungen kein Gefahr der Selbstprüfung besteht. Weiter ist die besondere Unabhängigkeit des Prüfungsverbandes aufgrund des gesetzlichen Mandats zu beachten. Nach Auffassung des Aufsichtsrates hat der Prüfungsverband bei der Prüfungsdurchführung die Anforderungen an die Unabhängigkeit seiner Prüfer beachtet.

Hoffentlich bin ich mit meinen Hinweisen noch rechtzeitig und Dein Aufsichtsrat kann den letzten Schliff an sein Protokoll direkt ergänzen. Weitere Tipps zu dem Prozess der Jahresabschlussprüfung durch den Aufsichtsrat habe ich vor kurzem gemeinsam mit Herrn RA Michael Ziechnaus in LinkedIn zusammengestellt. Hier für Dich zum Download:

LinkedIn-Post – Handlungsanweisung für die Prüfung des Jahresabschlusses 220307

Mai 2022

COLETTE STERNBERG

P.S. „Sieht wüst aus“, kommentierte der Rechnungsprüfer die geschönte Bilanz. (Walter Ludin)