IDW POSITIONSPAPIER: SO SIEHT EINE GUTE ZUSAMMENARBEIT ZWISCHEN AUFSICHTSRAT UND ABSCHLUSSPRÜFER AUS!

IDW - Anforderungen an den Aufsichtsrat

Das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) hat in zweiter Auflage sein Positionspapier (23 Steiten) herausgebracht. Die Anforderungen an den Aufsichtsrat sowie den Abschlussprüfer sind in den letzten Jahren deutlich erhöht worden. Anlässe für die Neuauflage waren insbesondere die EU-Regulierung der Abschlussprüfung, aber auch die Aktionsärsrechterichtlinie-Umsetzungsgesetz (ARUG II) und der neu gefasste Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK-2020).

Für Aufsichtsräte ist dies ein schönes Kompendium, das die gesamte Zusammenarbeit mit dem Abschlussprüfer beschreibt.

An einigen Stellen wird im Sinne einer „Best Practice“ auch sehr konkrete Forderungen gestellt, die ich Dir aufzeigen möchte. Gerne stelle ich Dir das Positionspapier in meiner markierten Version zur Verfügung: down-positionspapier-aufsichtsrat-ap-data

Intensive Zusammenarbeit

Eine intensive Zusammenarbeit beider Seiten steigert die Qualität der Abschlussprüfung und verbessert die Überwachung der Rechnungslegung durch den Aufsichtsrat (Tz 17). Dabei sei es nach Tz 18 wichtig, dass der Aufsichtsrat und der Abschlussprüfer frühzeitig die Form, Zeitpunkte und die erwarteten Themenbereiche der Kommunikation festlegen.

In der Praxis tauscht sich aus Effizienzgründen nicht immer der gesamte Aufsichtsrat/Prüfungsausschuss, sondern häufig nur dessen Vorsitzender mit dem Abschlussprüfer aus. In diesen Fällen hat der Vorsitzende wesentliche Informationen zeitgerecht an die anderen Ausschussmitglieder weiterzugeben, denn es gibt kein Herrschaftswissen beim Vorsitzenden mehr (Tz 19).

Als intensive Zusammenarbeit und Kommunikation sollte nach IDW Tz 20 folgende Phasen vorgesehen sein:

1. Beginnen sollte sie mit einer Vorbesprechung zwischen Abschlussprüfer und Prüfungsausschussvorsitzendem über den zeitlichen Verlauf der Prüfung inkl. Meilensteine und Termine sowie über die Prüfungsschwerpunkte.
2. Zumindest der Prüfungsausschussvorsitzende sollte über die Dauer der gesamten Prüfung über den Verlauf und Stand der Prüfung informiert sein und dem Prüfer als Dialogpartner zur Verfügung stehen. Er sollte die Ergebnisse und Feststellungen intensiv mit ihm vorbesprechen. Er sollte dem Abschlussprüfer auch ermöglichen, jederzeit mit ihm Kontakt aufzunehmen, um besondere Feststellungen oder etwaige Prüfhindernisse unverzüglich und direkt adressieren zu können.
3. Zum Abschluss der Prüfung sollte auf Initiative des Prüfungsausschussvorsitzenden ein informelles Abschluss- bzw. Feedbackgespräch stattfinden, in dem eine Nachschau auf die dann abgeschlossene Abschlussprüfung erfolgt.

Ich weiß, dass diese Abläufe nicht überall üblich sind. Die Sparkassenverbandsprüfer suchen sehr selten den Dialog zum Verwaltungsrat außerhalb der Schlusssitzung und auch in Genossenschaftsbanken ist der Austausch während der Prüfung nicht immer üblich. Nicht desto trotz kann die Zusammenarbeit durch regelmäßigen Austausch nur gewinnen.

Überwachung der Unabhängigkeit

Sehr ausführlich wird auch die Überwachung der Unabhängigkeit erklärt (Seite 15ff). Auch wenn der IDW immer vom AktG spricht, gilt dies auch für Genossenschaften und Sparkassen. Allerdings gibt es hier viele spezielle Ausnahmeregelungen für Genossenschaftsverbände und Sparkassen-Prüfungsstellen, die der IDW leider völlig ausblendet.

Zur Sicherstellung der Unabhängigkeit werden Nichtprüfungsleistungen enger beäugt (Tz 38).

Tz 39: Der Abschlussprüfer von Unternehmen von öffentlichem Interesse darf zulässige Nichtprüfungsleistungen nur erbringen, wenn sie durch den Aufsichtsrat/Prüfungsausschuss gebilligt wurden (Art. 5 Abs. 4 EU-APrVO). Um nicht jede einzelne Nichtprüfungsleistung billigen zu müssen, genehmigen die Prüfungsausschüsse dabei regelmäßig vorab bestimmte Typen zulässiger Nichtprüfungsleistungen. Diese Kataloge zulässiger Nichtprüfungsleistungen werden zudem meist um Regeln ergänzt, wie die Einhaltung der Kataloge gesichert wird.

Im Kern verbleibt nach Tz 46, dass Abschlussprüfer von Unternehmen von öffentlichem Interesse (= Banken) gegenüber dem Prüfungsausschuss jährlich schriftlich erklären müssen, dass der Abschlussprüfer bzw. die Prüfungsstelle/-verband und Mitglieder der höheren Führungsebene und das Leitungspersonal, die die Abschlussprüfung durchführen, unabhängig von der geprüften Bank sind. Die Erklärung ist in den Prüfungsbericht aufzunehmen (Art. 11 Abs. 2 Buchstabe a) EU-APrVO). Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen i.S.d. § 264d HGB hat sich diese Erklärung, soweit einschlägig, auch auf das Netzwerk des Abschlussprüfers zu erstrecken.

Weiterhin ist der Abschlussprüfer eines Unternehmens von öffentlichem Interesse zudem verpflichtet, mit dem Prüfungsausschuss die Gefahren für seine Unabhängigkeit sowie die von ihm dokumentierten zur Verminderung dieser Gefahren angewendeten Schutzmaßnahmen zu erörtern (Tz 47).

Schließlich fordert laut Tz 48 der IDW PS 470 n.F., Tz. 23 Buchstabe b für Prüfungen von kapitalmarktorientierten Unternehmen i.S.d. § 264d HGB eine schriftliche Mitteilung

• über alle geschäftlichen, finanziellen, persönlichen oder sonstigen Beziehungen und Sachverhalte, die das Verhältnis der Praxis bzw. den Mitgliedern eines Netzwerks zu dem Unternehmen betreffen, und von denen nach pflichtgemäßem Ermessen des Abschlussprüfers vernünftigerweise angenommen werden kann, dass sie sich auf die Unabhängigkeit auswirken können. Dabei sind die gesamten Honorare einzubeziehen, die während des im Abschluss abgebildeten Zeitraums für abschlussprüfungsbezogene und andere Leistungen berechnet wurden, die von der Praxis und von Mitgliedern eines Netzwerks für das Unternehmen und für von diesem kontrollierte Teilbereiche erbracht wurden. Diese Honorare sind Kategorien zuzuordnen, die geeignet sind, die für die Überwachung Verantwortlichen bei der Beurteilung der Auswirkungen von Dienstleistungen auf die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu unterstützen und
• über die mit den unter i) genannten Sachverhalten zusammenhängenden Schutzmaßnahmen, die getroffen wurden, um identifizierte Gefährdungen der Unabhängigkeit zu beseitigen oder auf ein vertretbares Maß zu verringern.
• Es ist keine Negativanzeige erforderlich, wenn keine Beziehungen oder Sachverhalte auftreten, die sich auf die Unabhängigkeit auswirken können. Jedenfalls ist aber nach Ablauf des geprüften Geschäftsjahrs eine Honoraraufstellung notwendig, die sich an der Anhangangabe zu den Abschlussprüferhonoraren i.S.d. § 285 Nr. 17 HGB orientieren kann (IDW PS 470 n.F., Tz. A39). Die Angaben des Abschlussprüfers sollte der Prüfungsausschuss mit den unternehmenseigenen buchhalterischen Daten abgleichen (lassen).

Tz 49: In der Schlussitzung des Aufsichtsrats informiert der Abschlussprüfer dann abschließend über seine Unabhängigkeit und die zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen.

Bitte denke daran, dass der Aufsichtsrat/Verwaltungsrat nach dieser Information in der Schlusssitzung noch seine Überwachung der Unabhängigkeit im Protokoll per Beschluss festhält. Er hat vom Abschlussprüfer gehört, dass dieser unabhängig war und er hat sich überzeugt, dass die Nichtprüfungsleistungen sich im Rahmen des beschlossenen Katalogs bewegt haben. Auf dieser Basis beschließt der Aufsichtsrat, dass er die Unabhängigkeit des Abschlussprüfer überwacht hat.

Genügend Zeit investieren

Der Prüfungsbericht ist nach Tz 86 das zentrale Informationsmedium des Abschlussprüfers gegenüber dem gesamten Aufsichtsrat. Damit wird das Überwachungsorgan über Art und Umfang sowie über die Ergebnisse der Prüfung informiert.

Das sorgfältige Studium der Abschlussunterlagen und des Prüfungsberichts ist somit grundsätzlich Aufgabe aller Aufsichtsratsmitglieder (Tz 87).

Es ist deshalb sicherzustellen, dass der Aufsichtsrat ausreichend Zeit hat, sich mit den im Prüfungsbericht getroffenen Feststellungen vor der Bilanzsitzung kritisch auseinanderzusetzen. Ein Zeitraum von zwei Wochen vor der Schlusssitzung kann regelmäßig als angemessen angesehen werden. Nach den Gegebenheiten des Einzelfalls kann auch ein längerer zeitlicher Vorlauf geboten sein. Der Aufsichtsrat wird den (spätesten) Zeitpunkt der Überlassung versandfertiger Prüfungsberichte mit dem Abschlussprüfer vereinbaren. (Tz 88 im Positionspapier)

Auch ein elektronischer Versand ist nach Tz 89 auf datensicherem Übermittlungsweg möglich.

Ich weiß, dass ist jetzt kaum zu glauben. Viele Verbandsprüfer überlassen dem Aufsichtsrat nie ein Vorabbericht und wenn dann nicht 2 Wochen vor der Schlusssitzung. Dieser Best Practice Standard hat sich noch nicht so durchgesetzt. Aber steter Tropfen hölt den Stein!

Auch interessant fand ich Tz 114: Der IDW schlägt vor, dass bei der Anfertigung des Protokolls zur Bilanzsitzung die Aussagen des Abschlussprüfers mit diesem abgestimmt werden sollen.

Mit diesen Ausführungen im Rücken empfehle ich die Zusammenarbeit mit Deinem Abschlussprüfer weiter zu optimieren. Suche das Gespräch und kläre die Erwartungen an die Zusammenarbeit.

COLETTE STERNBERG

P.S. Die Nichtzusammenarbeit mit dem Schlechten gehört ebenso zu unseren Pflichten wie die Zusammenarbeit mit dem Guten. (Mahatma Gandhi)