In den meisten Genossenschaftsbanken startet jetzt die Vorbereitung für die Vertreter- oder Generalversammlung. Hier trägt auch der Aufsichtsrat einen Berichte über seine Tätigkeit vor. Die Genossenschaftsverbände setzen dort Muster ein, die auch von den meisten Banken übernommen werden. Der Bericht passt dadurch in der Regel auf eine Seite und beschreibt die Tätigkeit des Aufsichtsrates nur sehr grob.
Aufgrund der EU Abschlussprüferverordnung und deren Umsetzung in deutsches Recht oder aber auch aufgrund der neu eingeführten Nachhaltigkeitsberichterstattung sind Ergänzungen dieses Berichtes nötig.
Z.B. verlangt der neue § 58 Abs. 4 GenG, dass der Aufsichtsrat darlegt, wie die Prüfung sowie die Befassung des Aufsichtsrates oder Prüfungsausschusses mit der Abschlussprüfung/Verbandsprüfung dazu beigetragen hat, dass die Rechnungslegung ordnungsgemäß ist.
Maßnahmen, mit denen der Aufsichtsrat darlegen kann, wie er zu einer ordnungsmäßigen Rechnungslegung beigetragen hat, sind zum Beispiel:
Die Risikobeurteilung des Prüfers, seine Prüfungsstrategie und Prüfungsschwerpunkte wurden in einem Eröffnungsgespräch zwischen Prüfungsleiter und Aufsichtsratsvorsitzenden/Vorsitzenden des Prüfungsausschusses erörtert.
Prüfungsschwerpunkte wurden durch den Aufsichtsratsvorsitzenden/ Vorsitzenden des Prüfungsausschusses festgelegt.
Die Unabhängigkeit des Verbandsprüfers wurde überwacht und eine Unabhängigkeitserklärung des Verbandsprüfers eingeholt.
Mögliche Gefahren für die Unabhängigkeit wurden zwischen dem Prüfer und dem Aufsichtsratsvorsitzenden/Vorsitzenden des Prüfungsausschusses erörtert.
Insbesondere hat der Aufsichtsrat überwacht, dass keine verbotenen Nichtprüfungsleistungen erbracht wurden.
Erlaubte Nichtprüfungsleistungen wurden vom Aufsichtsrat in Form einer Leitlinie gebilligt.
(Regelmäßige) Besprechungen zwischen Aufsichtsratsvorsitzendem/ Vorsitzendem des Prüfungsausschusses und dem Verbandsprüfer erfolgten während der Prüfung.
Der Aufsichtsratsvorsitzende/Vorsitzende des Prüfungsausschusses nahm am Schlussgespräch des Verbandsprüfers mit dem Vorstand teil.
Die Diskussion der vorläufigen Prüfungsergebnisse fand in einer gemeinsamen Schlusssitzung von Vorstand und Aufsichtsrat unter Teilnahme des Prüfers statt (§ 57 Abs. 4 GenG). Der Prüfer berichtete ausführlich über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung und stand für Auskünfte zur Verfügung.
Jedes Aufsichtsratsmitglied hat den Prüfungsbericht rechtzeitig erhalten und zur Kenntnis genommen (§ 58 Abs. 3 GenG). Es erfolgte eine kritische Behandlung des Prüfungsberichts in einer Aufsichtsratssitzung (§ 58 Abs. 4 GenG).
Empfehlungen oder Vorschläge zur Gewährleistung der Integrität des Rechnungslegungsprozesses wurden vom Prüfungsausschuss ausgesprochen (§ 38 Abs. 1 a GenG in der Fassung des AReG).
Die gemäß IDW EPS 470 n. F. (Grundsätze für die Kommunikation mit den für die Überwachung Verantwortlichen) in Tz. 19 ff genannten Sachverhalte (z. B. bedeutsame Feststellungen aus der Prüfung) wurden vom Prüfungsverband an den Aufsichtsrat / den Prüfungsausschuss kommuniziert.
Diese Punkte können in den Bericht des Aufsichtsrats aufgenommen werden. Die Muster der Genossenschaftsverbände wurden nicht angepasst, so dass ich einige Anfragen diesbezüglich hatte.
Meine Devise heißt hier ganz klar: Tue Gutes und Rede drüber!
Umso größer die Bank umso eher entdecke ich in der Praxis auch umfangreichere Berichterstattungen des Aufsichtsrates. Die Aufsichtsratsarbeit ist immer anspruchsvoller und zeitintensiver geworden, darüber sollte der Aufsichtsrat auch die Mitglieder/Vertreter informieren. Es gibt dort nichts zu verstecken. Trotz des Ehrenamtes wird hier viel Zeit investiert, dies können die Mitglieder ruhig erfahren. Also keine falsche Scham!
Auch nicht vergessen werden sollte bei Banken > 500 Mitarbeiter, dass der Aufsichtsrat nicht nur den Jahresabschluss, Lagebericht und Gewinnverwendungsvorschlag geprüft hat, sondern nach § 38 Abs. 1 b GenG auch die neue „nichtfinanzielle Berichterstattung“.
Der bisherige Mustersatz muss also dringend ergänzt werden:
Den Jahresabschluss, den Lagebericht und den Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses sowie die nichtfinanzielle Berichterstattung hat der Aufsichtsrat geprüft und in Ordnung befunden. Der Vorschlag für die Verwendung des Jahresüberschusses unter Einbeziehung des Gewinnvortrages entspricht den Vorschriften der Satzung.
Das gilt losgelöst davon, ob der Aufsichtsrat diesen Bericht selbst geprüft hat oder die Vorprüfung an den Genossenschaftsverband delegiert hatte. Auf jeden Fall muss der Aufsichtsrat die nichtfinanzielle Berichterstattung analog dem Jahresabschluss prüfen. Es besteht nur der Unterschied, ob sich der Aufsichtsrat auf die Vorprüfung des Verbandes stützen kann oder selbst eine intensivere Prüfung vornehmen muss.
Es wird zwar viel auf die Deutsche Bank geschimpft, aber deren Bericht des Aufsichtsrates kann sich wirklich sehen lassen. Man bekommt einen sehr guten Eindruck vom Umfang seiner Tätigkeit. Er ist viel umfangreicher und detaillierter, als ich es jemals in einer Genobank entdecken konnte.
Auch wenn der Bericht des Aufsichtsrates verlesen werden muss, sollte es Dich nicht abhalten in dem Bericht die Realität der Aufsichtsratsarbeit abzubilden.
COLETTE STERNBERG
P.S. Alles Große in unserer Welt geschieht nur, weil jemand mehr tut, als er muss (Gmeiner)
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