HILFE FÜR DEN AUFSICHTSRAT/VERWALTUNGSRAT: JAHRESBERICHT DER INTERNEN REVISION

Im deutschen System der Unternehmensführung ist die Interne Revision grundsätzlich allein dem Vorstand gegenüber berichtspflichtig. Ausgehend von internationalen Regeln wird im Bankenaufsichtsrecht eine stärkere (direkte) Kommunikation der Internen Revision mit dem Aufsichtsrat/Verwaltungsrat implementiert.

Zur Zeit werden wieder die Jahresberichte der Internen Revision verfasst. An dieser Stelle möchte ich Dir ein paar Tipps geben, welche Inhalte für den Aufsichtsrat/Verwaltungsrat eine wertvolle Unterstützung darstellen könnten.

Das Aufsichtsorgan hat nach § 25 d Abs. 9 KWG die Aufgabe die Wirksamkeit des internen Revisionssystems zu überwachen. Der Aufsichtsrat/Verwaltungsrat hat hierzu verschiedene Ansatzpunkte:

1. Prüfungsbericht des Verbandsprüfer: In diesem wird ein umfassendes Urteil zum Revisionssystem getroffen.
2. ¼ jährliche Berichterstattung aus der internen Revision.
3. Auskunftsrechte des Vorsitzenden des Aufsichtsorgans bzw. des Prüfungsschuss beim Leiter der internen Revision

Vor allem die Berichte direkt aus der internen Revision liefern nicht nur einen Eindruck von der Arbeit der Revision, sondern auch mögliche Schwachstellen in der Bank, da besonders die schwerwiegenden und noch nicht behobenen wesentlichen Mängel Berichtsinhalt des Jahresberichtes nach BT 2.4 (4) der MaRisk sind.

Aber aus meiner Sicht sind aber nicht nur die Mindestinhalte der MaRisk (durchgeführte Prüfungen, Einhaltung Prüfungsplan & Mängel) wesentlich für den Aufsichtsrat/Verwaltungsrat, sondern auch weitere Angaben, die einen tieferen Einblick in die Arbeit und Ausstattung der internen Revision erlauben. Auch der Revision hilft eine tiefere Darstellung. Wie eine Art Spiegel hält sich die Revision vor, ob ihre Arbeit/Ausstattung weiteren Optimierungsbedarf aufweist.

Es bedarf keiner weiteren Worte, dass auch der Vorstand daran ein großes Interesse haben sollte. Ich verweise insofern auf meinen Artikel zu Mindeststandards für die Interne Revision.

Folgende Inhalte helfen für diesen tieferen Einblick:

1. aktuelle Entwicklung in der internen Revision (personell, organisatorisch, technische Ausstattung, etc.)
2. Veränderungen in der Aufbauorganisation und Prozesse der internen Revision
3. Bestätigung der organisatorischen Unabhängigkeit, der persönliche Objektivität und der Einhaltung der Berufsethik
4. Darstellung der qualitativen und quantitativen Personalausstattung (Kapazitäten, Qualifikationsabschlüsse) sowie der Einbindung externer Prüfungsunterstützung (Auslagerung von Prüfungsgebieten)
5. Darstellung der Weiterbildung der Internen Revisoren im Berichtszeitraum (im Vorjahresvergleich)
6. Bestätigung der Einhaltung des Jahresprüfungsplans bzw. Darstellung der unterjährigen Plananpassungen
7. Aussagen zur Einschätzung der Angemessenheit und/oder Wirksamkeit des Compliance Systems, des Risikomanagementsystems sowie des Revisionssystems
8. Darstellung der Prüfungsschwerpunkte, der wesentlichen getroffenen Feststellungen sowie der festgelegten Umsetzungsmaßnahmen im Berichtszeitraum
9. Erledigungsstatistik zu den im Berichtszeitraum getroffenen bzw. zu Beginn des Berichtszeitraums noch offenen Feststellungen bzw. umzusetzenden Maßnahmen (Follow-up, Anteil Eskalationen)
10. Berichterstattung zu den von der internen Revision durchgeführten Sonderprüfungen bzw. investigativen Sonderuntersuchungen
11. Darstellung der Ergebnisse externer bzw. revisionsinterner Qualitätsreviews sowie der Entwicklung der Kennziffern bzw. qualitativen Indikatoren des revisionsinternen Qualitätsmanagements (Vor-Ort-Prüfungszeit, Aufwand je Prüfung, Planabweichungen, etc.)
12. Prüfungsplanung für das kommende Jahr

Wenn den Mitgliedern im Aufsichtsorgan bewusst wird, wie die Revision arbeitet und sich weiterentwickelt hat, dann kann er sich mit größerer Sicherheit auf deren Prüfungsergebnisse stützen und verlassen. Oder auch aktiv auf deren Unterstützung zurückgreifen.

Aus meiner Sicht gehört hierfür unabdingbar auch der persönliche Kontakt zur Revision. Ich empfehle ganz klar, dass zumindest der Jahresbericht persönlich vom Leiter der internen Revision dem Aufsichtsorgan präsentiert wird. Die Möglichkeit aller Mitglieder im Aufsichtsorgan unmittelbar Fragen an die Revision richten zu können gehört mittlerweile zur best practice!

Aber bitte beachte, dass weitere Unterstützungswünsche des Aufsichtsrats/Verwaltungsrats an den Vorstand zu adressieren sind.

Noch ein wichtiger Tipp um prüfungssicher zu sein: Der Originalbericht der Internen Revision muss an das Aufsichtsorgan weitergeleitet werden. Eine verdichtete PowerPoint Präsentation ist nicht ausreichend! Denn die Erläuterungen zu BTO 2.4 (4) der MaRisk verlangen explizit einen „deckungsgleichen“ Bericht.

COLETTE STERNBERG

P.S. Wer sich nicht selbst helfen will, dem kann niemand helfen. (Johann Heinrich Pestalozzi)