Wer entscheidet?
Die Entscheidung über die Vergütung des Vorstandes bzw. über die Erhöhung ist für den Aufsichtsrat bzw. Verwaltungsrat (im Sinne der business judgement rule) eine der wenigen geschäftsführenden Tätigkeiten, die er für die Genossenschaft bzw. Sparkasse übernehmen muss. Das damit einhergehende unternehmerische Ermessen des Aufsichtsorgans setzt voraus, dass er die geltenden gesetzlichen (im formellen und materiellen Sinne) Regelungen einhält.
§ 10 InstitutsVergV normiert die allgemeinen Anforderungen an Vergütungsregelung mit Vorstandsmitglieder von Kreditinstituten. Eine sorgfältige und gewissenhafte Entscheidung des Aufsichtsrates über die Vergütung seiner Vorstandsmitglieder setzt also voraus, dass er die Regelungen in § 10 InstitutsVergV einhält.
Da er hier die Geschäftsführung selbst übernimmt, setzt er sich auch Haftungsrisiken aus. Hier kann in der InstitutsVergütungsVerordnung (IVV) eine echte Hilfe gesehen werden. Weil in § 10 IVV der Aufseher den ordnungsgemäßen Ablauf festgehalten hat. Diese Vorschriften sind deckungsgleich zu § 87 AktG. Wer sich also exakt an diese Vorgaben hält, hat zur Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten schon einiges beigetragen.
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In der neuen Auslegungshilfe zur IVV vom Februar 2018 stellt die BaFin klar, dass auch die umfangreichen Kommentierungen zum § 87 AktG zur Auslegung des § 10 IVV herangezogen werden können.
Das ist insgesamt sehr hilfreich, weil sich das Aufsichtsorgan auf die dort festgelegte Vorgehensweise gut stützen kann.
Rechtsnormen
Herr RA Ziechnaus (ZIECHNAUS Rechtsanwälte) hat anlässlich unserer Schulung für Aufsichtsratsvorsitzende in Montabaur eine Zusammenfassung aller Rechtsnormen den Teilnehmern und mir für meinen Blog zur Verfügung gestellt: Vergütungsleistungen an VM, Stand 180611
Ich empfehle dir, die Diskussion und Entscheidungsfindung wie von Herrn Ziechnaus vorgeschlagen zu strukturieren und dann auch zu protokollieren.
Auf den ersten 9 Seiten werden die Gesetzesgrundlagen zusammengetragen und können als kompaktes Kompendium den Entscheidungsträgern im Aufsichtsorgan in Genossenschaftsbanken an die Hand gegeben werden.
Die weiteren Ausführungen sind auch für Sparkassen einschlägig: Auf Seite 9 werden die grundsätzlichen Anforderungen an die Vergütungsregelungen aufgelistet.
Seite 10 widmet sich den Rahmenbedingungen an die Höhe der Vergütung.
Besonders hilfreich sind die Dokumentationsschritte der Entscheidung, die auf Seite 12 mit allen ihren Bestandteilen aufgeführt werden.
Für Sparkassen muss statt der auf Seite 12 beschriebenen Vergütungsvergleiche auf die verbindlichen „Empfehlungen“ der Sparkassenverbände/Staatsaufsicht Bezug genommen werden.
Mein Tipp:
Ich muss ganz ehrlich zugeben, dass ich in vielen der mir vorgelegten Protokolle nur sehr dünne Protokollierungen dazu finde. Daher möchte ich Dich auffordern, diese knappe aber ordentliche Protokollierung dieser Entscheidung an Dein Aufsichtsgremium weiterzuleiten.
Auch möchte ich daran erinnern, dass nach dem neuen § 12 IVV eine jährliche Überprüfung der Vergütungssysteme bankintern vorzunehmen ist. Anlässlich dieser Überprüfungen durch die Personalabteilungen, Compliance und/oder Interne Revision sollte auch die Dokumentation der Vorstandsvergütung überprüft werden und dem Aufsichtsorgan ggf. auf seine Mängel hingewiesen werden. Es ist immer besser, wenn bankintern Mängel auffallen und nicht wenn Verbandsprüfer diese dann in den Prüfungsbericht schreiben.
Und noch ein Appell zuletzt: Bitte denke daran, dass die Vorstandsvergütung nach § 10 IVV abschließend im Vertrag geregelt sein muss. Ein einfacher Beschluss des Aufsichtsorgans oder eines Ausschuss ist nicht ausreichend.
Bitte achte darauf, dass sämtliche Zahlungen an den Vorstand (betriebliche Sozialleistungen (Jubiläumsprämien, Geburtstage, Heiratszuschüsse), Sachbezüge (Dienstwagen) unabhängig von der Höhe etc.) abschließend im Vertrag verankert sind. § 10 IVV verlangt eine vertragliche Regelungen. Diese ist nur abschließend, wenn auch z.B. Kaufpreis des Dienstwagens darin geregelt wurde. Für den Dienstwagen wird gerne aus dem Dienstvertrag auf eine Dienstwagenrichtlinie verwiesen. Das ist völlig okay, wenn dann diese Richtlinie auch den Kaufpreis, etc. schriftlich regelt und das Aufsichtsorgan diese Richtlinie mitbeschlossen hat.
COLETTE STERNBERG
P.S. Auch wenn du tausend Meilen reist, musst du mit dem ersten Schritt beginnen (Chin. Weisheit)